Jongerius Loopt Voorop In Automatisering Van Haar Processen: Deel II

Jongerius automatiseert verder en verder en bereikt hierdoor een nog efficiënter werkproces met als resultaat een nog snellere en foutloze behandeling van zaken en een betere en snellere communicatie met u, onze opdrachtgever!
In deze blog leg ik uit hoe wij dit hebben aangepakt.

Tot voor kort werden de aan de debiteur uit te reiken documenten direct na aanmaken geprint en in het (fysieke) routebakje van de betreffende deurwaarder gelegd. Voordat de deurwaarder zijn/haar route ging uitrijden werden de stukken eerst door de deurwaarder op de meest logische uitrij volgorde gelegd. De deurwaarder ging vervolgens op pad met én een uit te brengen exemplaar voor schuldenaar (afschrift) en een identiek exemplaar voor de eigen administratie (origineel) die ter plekke op straat werd aangevuld met de wijze van uitreiking. Eenmaal terug op kantoor (veelal de volgende dag) werden alle documenten door de administratie ingescand en financieel geboekt. Dit gehele proces was grotendeels handmatig, duurde lang en daardoor inefficiënt.

Jongerius heeft dit proces inmiddels, met gebruikmaking van de software van Praclox, vrijwel volledig gedigitaliseerd/geautomatiseerd: nadat het document vanuit het dossier is aangemaakt, printen we deze niet, maar staat deze in de elektronische route. Via deze digitale route is in een één oogopslag duidelijk hoeveel uit te reiken documenten er in de verschillende routes liggen en welke deadline ze hebben.  Pas op de ochtend voor uitrijden print het computersysteem alles in de meest logische uit te brengen volgorde uit. Documenten raken nooit meer kwijt, intrekken van documenten gaat heel gemakkelijk, dus minder papier en geen onnodige kilometers meer!  Onze deurwaarders gaan vervolgens enkel nog op pad met een exemplaar voor de debiteur.

De route is automatisch geladen in de, door Praclox ontwikkelde, ‘deurwaarders app’. Via deze app meldt de  deurwaarder het document af, geeft aan op welke wijze deze is uitgereikt en plaats een digitale handtekening. Ook kan de deurwaarder een bezoekverslag en contactgegevens vastleggen en heeft de deurwaarder ter plekke de beschikking over het gehele dossier. Wel zo makkelijk als de debiteur vragen heeft! Het document en de kosten zijn direct (real time) verwerkt zodat onze incassomedewerkers op kantoor altijd een up to date dossier hebben. Onze opdrachtgever kan desgewenst automatisch een email ontvangen op het moment dat het uitgereikte document via de app is afgemeld. Zo is het altijd helder, zeker in geval van een deadline, dat het exploot op tijd is uitgebracht! Ook via dossier-online heeft de opdrachtgever inzage in de voortgang van het dossier. Efficiënt, snel en transparant!